Dofinansowanie do kasy fiskalnej może znacząco odciążyć budżet firmy, zwłaszcza w sytuacji, gdy przedsiębiorca musi zakupić więcej niż jedno urządzenie rejestrujące. Zakup kasy fiskalnej online to wymóg, który obowiązuje od 2019 roku, i wiąże się z określonymi warunkami, jakie należy spełnić, aby skorzystać z dostępnej ulgi.
W tym artykule dowiesz się, kto może skorzystać z dofinansowania na kasę fiskalną, jakie kroki należy podjąć, aby je otrzymać, oraz jakie warunki trzeba spełnić. Przedstawimy również szczegółowe informacje na temat wysokości dofinansowania, wymagań formalnych oraz przykładów praktycznych zastosowań. Zaczynamy!
Kto może skorzystać z dofinansowania na kasę fiskalną?
Każdy przedsiębiorca w Polsce, który sprzedaje towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, ma obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Dotyczy to również rolników ryczałtowych. Zakup kasy fiskalnej, zwłaszcza gdy potrzeba ich więcej, może stanowić znaczne obciążenie finansowe. Dlatego ustawodawca przewidział możliwość dofinansowania takiego zakupu.
Dofinansowanie przysługuje jednak tylko przy zakupie kas fiskalnych online. Przedsiębiorcy, którzy korzystają z kas zapisujących kopie w formie elektronicznej lub papierowej, nie mogą ubiegać się o ulgę. Dwie grupy przedsiębiorców mogą skorzystać z dofinansowania: ci, którzy mają prawnie regulowany obowiązek ewidencji sprzedaży i rozpoczęli ją w odpowiednim czasie, oraz ci, którzy dotychczas nie używali kas fiskalnych, ale chcą dobrowolnie prowadzić rejestrację na kasie online.
Warunki skorzystania z dofinansowania na kasę fiskalną
Aby skorzystać z dofinansowania na kasę fiskalną, przedsiębiorca musi spełnić kilka kluczowych warunków. Po pierwsze, musi posiadać fakturę potwierdzającą zakup kasy rejestrującej oraz dowód zapłaty całej należności za jej zakup. Bez tych dokumentów nie będzie możliwe ubieganie się o zwrot kosztów.
Kolejnym warunkiem jest rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży w obowiązującym terminie. Przedsiębiorca musi rozpocząć korzystanie z kasy fiskalnej online najpóźniej w ciągu 6 miesięcy od początku prowadzenia ewidencji sprzedaży. Niezachowanie tego terminu spowoduje utratę prawa do dofinansowania. Ponadto kasa fiskalna musi spełniać funkcje określone w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT, co oznacza, że musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych.
Jakie kroki należy podjąć, aby otrzymać dofinansowanie?
Przedsiębiorca, który chce skorzystać z dofinansowania na kasę fiskalną, powinien podjąć kilka kroków. Najpierw musi zakupić kasę fiskalną online, pamiętając, że musi to być kasa spełniająca wymagania ustawowe. Następnie należy zadbać o właściwą dokumentację, czyli fakturę i dowód zapłaty.
Kolejnym krokiem jest rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży w określonym terminie. Ważne jest, aby zgłosić kasę do przeglądu technicznego co dwa lata oraz utrzymywać trwałe połączenie z Centralnym Repozytorium Kas. Po spełnieniu tych warunków przedsiębiorca może ubiegać się o zwrot kosztów zakupu kasy. W zależności od cyklu rozliczeniowego, należy odpowiednio wypełnić deklarację JPK_V7 (dla miesięcznych rozliczeń) lub JPK_VK (dla kwartalnych).
Wysokość dofinansowania na kasę fiskalną
Aktualne przepisy ustawy o VAT określają dofinansowanie na zakup kasy fiskalnej na poziomie 90% ceny netto, jednak nie może ono przekraczać 700 zł. To oznacza, że jeśli cena kasy wynosi 1000 zł netto, przedsiębiorca może otrzymać dofinansowanie w wysokości 700 zł, a nie 900 zł. W przypadku zakupu większej liczby kas, dofinansowanie dotyczy każdej kasy osobno, pod warunkiem ich użytkowania w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia ewidencji sprzedaży.
Jeśli przedsiębiorca musi zakupić kilka kas do różnych lokalizacji, każda z tych kas może być objęta dofinansowaniem, co znacznie obniża koszty inwestycji. Przykładowo, jeśli przedsiębiorca prowadzi sieć sklepów i musi zakupić 10 kas fiskalnych online, każda z ceną netto 800 zł, to przy dofinansowaniu otrzyma zwrot 700 zł na każdą kasę, co daje łącznie 7000 zł oszczędności.
Przykłady praktyczne zastosowania dofinansowania
Przykład 1: Jan Kowalski prowadzi sklep spożywczy i jest zobowiązany do ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Jan kupuje kasę fiskalną online za 900 zł netto. Składa odpowiednie dokumenty i w ciągu 6 miesięcy od zakupu zaczyna jej używać. Otrzymuje dofinansowanie w wysokości 700 zł, co znacząco zmniejsza jego koszty początkowe.
Przykład 2: Anna Nowak prowadzi małą sieć butików odzieżowych i potrzebuje 5 kas fiskalnych online, każda za 800 zł netto. Dzięki dofinansowaniu otrzymuje 700 zł na każdą kasę, co łącznie daje jej 3500 zł zwrotu. Anna spełnia wszystkie warunki i rozpoczyna ewidencjonowanie sprzedaży w terminie, co pozwala jej znacznie zredukować wydatki na zakup kas.
Wymagania formalne i dokumentacja
Aby otrzymać dofinansowanie na kasę fiskalną, przedsiębiorca musi zadbać o pełną dokumentację. Niezbędne dokumenty to faktura za zakup kasy oraz dowód zapłaty całej należności. Dokumenty te są podstawą do ubiegania się o zwrot kosztów i muszą być przechowywane przez przedsiębiorcę.
Oprócz faktury i dowodu zapłaty, przedsiębiorca musi zgłosić kasę do przeglądu technicznego co dwa lata oraz utrzymywać trwałe połączenie z Centralnym Repozytorium Kas. Niezachowanie tych wymogów może skutkować koniecznością zwrotu dofinansowania. Warto również pamiętać, że wszystkie operacje związane z dofinansowaniem powinny być udokumentowane i przechowywane na potrzeby ewentualnej kontroli.
Jakie błędy najczęściej popełniają przedsiębiorcy ubiegający się o dofinansowanie?
Przedsiębiorcy często popełniają błędy w procesie ubiegania się o dofinansowanie na kasę fiskalną. Jednym z najczęstszych błędów jest niedopełnienie formalności związanych z dokumentacją. Brak faktury lub dowodu zapłaty może uniemożliwić otrzymanie zwrotu kosztów. Innym częstym błędem jest nieprzestrzeganie terminu rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży. Przedsiębiorca musi rozpocząć używanie kasy fiskalnej online najpóźniej w ciągu 6 miesięcy od zakupu.
Kolejnym błędem jest niezgłaszanie kasy do przeglądu technicznego co dwa lata. To zaniedbanie może prowadzić do konieczności zwrotu dofinansowania. Przedsiębiorcy powinni również pamiętać o utrzymaniu trwałego połączenia z Centralnym Repozytorium Kas. Brak tego połączenia może skutkować utratą prawa do dofinansowania.
Często zadawane pytania (FAQ) – Dofinansowanie do kasy fiskalnej
Aby otrzymać dofinansowanie na kasę fiskalną, przedsiębiorca musi posiadać fakturę za zakup kasy oraz dowód zapłaty całej należności. Dokumenty te są niezbędne do ubiegania się o zwrot kosztów.
Nie, dofinansowanie obejmuje tylko kasy fiskalne online. Kasy zapisujące kopie w formie elektronicznej lub papierowej nie kwalifikują się do ulgi.
Przedsiębiorca musi używać kasy fiskalnej przez co najmniej 3 lata od rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży. W przeciwnym razie będzie musiał zwrócić dofinansowanie.
Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT powinni wypełnić „Wniosek o zwrot kosztów za zakup kasy fiskalnej” i złożyć go do urzędu skarbowego, w którym rejestrowano kasę. To pozwoli na otrzymanie dofinansowania mimo zwolnienia z VAT.
